Pour les équipes d’accueil et les propriétaires de clinique

Votre accueil et une réceptionniste IA, côte à côte

Écrit pour celles et ceux qui répondent au téléphone, et pour celles et ceux qui dirigent la clinique. JOUD prend les appels qui s’accumulent pendant que votre équipe s’occupe des patients, règle les demandes courantes et confie le reste à une personne, avec les détails déjà notés.

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Un matin à l’accueil

Le téléphone sonne pendant que quelqu’un attend au comptoir

Quiconque a travaillé à l’accueil d’une clinique connaît ce moment. Un patient est au comptoir avec un formulaire, le téléphone sonne, et une deuxième ligne s’allume derrière. Le lundi commence avec les messages vocaux de la fin de semaine, les demandes du jour même et une pile de renouvellements, avant même que le premier patient se soit présenté. Personne n’est en faute. C’est ce qui arrive quand un seul accueil doit servir à la fois les patients dans la salle et ceux au bout du fil.

Côte à côte

Ce que font le mieux votre personnel d’accueil et une réceptionniste IA

	Réceptionniste IA JOUD	Votre équipe d’accueil	Service de réponse téléphonique	Boîte vocale
Appels pris en même temps	Plusieurs à la fois	Un par personne	Variable	Aucun en direct
Heures couvertes	24/7	Vos heures d’ouverture	24/7	24/7, messages seulement
Prend les rendez-vous dans votre DME pendant l’appel	Oui	Oui	Variable	Non
Langues	Français et anglais, et celles qu’ajoute votre clinique	Les langues que parle votre équipe	Variable	Sans objet
Rassurer en personne un patient inquiet	Non	Oui	Non	Non
Jugement sur les demandes inhabituelles ou cliniques	Les confie à votre équipe	Oui, dans les limites de son rôle	Variable selon le service	Non

Toute la semaine couverte

Les patients appellent pendant les 168 heures de la semaine, pas seulement aux heures d’ouverture

Votre accueil est ouvert aux heures où les patients se présentent. Mais les patients appellent aussi en dehors de ces heures : après le travail, le samedi matin, un lundi férié. Et pendant ces heures, il y a des moments où tout le monde est déjà au téléphone ou avec un patient. JOUD répond dans ces creux, la nuit, la fin de semaine et les jours fériés, et chaque fois que toutes les lignes de l’accueil sont occupées. Votre équipe peut ainsi consacrer ses heures aux personnes devant elle.

Comment les cliniques combinent les deux

Comment votre accueil et une réceptionniste IA se partagent le téléphone

JOUD répond en premier. Il prend, déplace et annule les rendez-vous, répond aux questions sur les heures et l’adresse, et met à jour le numéro de téléphone ou l’adresse du patient, le tout pendant l’appel et dans votre DME. Les demandes de renouvellement sont notées et acheminées selon les étapes d’approbation de votre clinique. Quand un appel demande une personne, qu’il s’agisse d’un parent inquiet, d’un appelant confus ou contrarié ou d’une question clinique, JOUD le transmet à votre équipe avec le nom de l’appelant, le motif de l’appel et la transcription à l’écran. Personne n’a à demander au patient de tout reprendre depuis le début.

Votre équipe fixe les règles

Lors de l’intégration, les personnes qui dirigent votre accueil décident de ce que dit JOUD, des appels qui vont à chaque médecin et de ce qui se passe après les heures. Chaque appel s’affiche dans le portail du personnel avec sa transcription, pour que n’importe qui à l’accueil puisse voir ce qui a été dit et intervenir.

Comment les petites cliniques arrivent à répondre au téléphone (en anglais)

Réceptionniste IA et personnel d’accueil : questions fréquentes

Une réceptionniste IA va-t-elle remplacer notre accueil?

Non. JOUD est conçu pour travailler aux côtés des personnes à votre accueil, et il est configuré avec elles, pas à leur place. Le personnel qui répond au téléphone aujourd’hui sait quels appels sont courants et lesquels demandent du doigté, et c’est ce savoir qui façonne les règles de JOUD lors de l’intégration.

Quels appels JOUD laisse-t-il à notre équipe?

Tout ce qui est clinique, tout ce qui est urgent et tout ce qui sort des règles fixées par votre clinique. JOUD ne donne pas de conseils cliniques et ne prend pas de décisions cliniques. Quand un appel exige l’un ou l’autre, il indique à l’appelant qu’une personne va l’aider et transmet l’appel à votre équipe.

En quoi JOUD diffère-t-il d’un service de réponse téléphonique?

Bien des services de réponse téléphonique se contentent de prendre des messages, et quelqu’un à la clinique rappelle chaque patient plus tard. JOUD règle les demandes courantes pendant que le patient est encore en ligne et les inscrit à votre DME, ce qui raccourcit d’autant la liste des rappels.

Réceptionniste médicale IA

Écoutez JOUD répondre aux appels de votre clinique.

Une visite guidée de 30 minutes avec vos propres types d’appels, votre DME et vos règles après les heures.

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