Arrière-guichet
Amener une référence télécopiée jusqu’au dossier et jusqu’à l’horaire
Une référence télécopiée numérisée au dossier, assignée, accusée réception, puis inscrite par l’agent sortant.
- Au dossier
- Numérisée plutôt que saisie à la main
- Le jour même
- Consignée et accusée réception dans le délai
- Puis inscrite
- L’acceptation enchaîne vers l’agent sortant
Ce qui change
Aujourd’hui, entièrement à la main
- La télécopie arrive et quelqu’un la saisit au DME, champ par champ.
- Une référence est créée, le médecin référent est retrouvé ou créé de toutes pièces, puis assignée à la main.
- Une lettre de confirmation repart par télécopie, tapée et envoyée par une personne.
- Une fois acceptée, quelqu’un doit encore téléphoner au patient pour l’inscrire.
Une fois lancé
- La télécopie est numérisée au dossier du patient plutôt que retranscrite depuis le papier.
- La référence est créée et assignée au bon médecin automatiquement.
- Elle est consignée et accusée réception le jour de son arrivée, et non le jour où quelqu’un s’y rend.
- L’acceptation déclenche l’appel : une décision devient un rendez-vous sans passage de relais.
Étape par étape
Réception confirmée par télécopie
Médecin référent
Une référence arrive par télécopie
D’un médecin de famille ou d’une autre pratique, dans le format que son bureau envoie.
Joud Santé
Numérisée et versée au dossier
Le document est lu et versé au dossier du patient : il est au dossier dès le départ plutôt que dans un bac en attente d’être saisi.
reference.pdf · au dossierJoud Santé
Une référence est créée
Avec le motif et le médecin référent rattachés. Ce champ est distinct du médecin de famille, et un référent absent du répertoire est signalé pour création plutôt qu’écarté en silence.
Joud Santé
Assignée au médecin
Dirigée vers le spécialiste visé, pour qu’elle aboutisse au bon endroit plutôt que dans une pile commune que quelqu’un triera plus tard.
Joud Santé
Consignée comme reçue, et accusée réception
Inscrite le jour de son arrivée, soit le délai auquel les pratiques sont tenues, et la confirmation repart au bureau référent par télécopie sans que personne tape une lettre.
ReçueVotre équipe
Votre équipe l’accepte
Cette étape demeure humaine, et c’est souhaitable. La plupart des pratiques laissent l’équipe de soins accepter en lot une fois les références assignées; certains médecins révisent chacune eux-mêmes. Cela se règle par médecin, et rien n’est accepté sans qu’une personne décide.
Joud Santé
L’acceptation inscrit le patient
C’est l’acceptation qui déclenche l’agent sortant. Il appelle le patient, propose des moments conformes à la référence et l’inscrit. Une décision devient un rendez-vous sans que personne ait à faire le relais.
Ce qu’il enchaîne
Une solution ponctuelle termine sa tâche et s’arrête. Ces processus partagent une plateforme et une connexion au DME, alors la fin de l’un est le début du suivant.
- Références
L’appel sortant que ceci déclenche est ce processus. Cette page referme la boucle de réception; l’autre referme la boucle de résultat une fois le patient vu.
- Spécialistes
Une nouvelle consultation en spécialité ne peut être inscrite tant que la référence n’a pas franchi l’acceptation : les deux sont donc conditionnées ensemble plutôt que séparément.
- Liste d’attente
Un patient référé en attente d’un premier rendez-vous peut prendre une plage libérée par une annulation plutôt que d’attendre la prochaine ouverture régulière.
Comment c’est configuré
- Numérisation
- Lue de la télécopie et versée au dossier du patient
- Référence créée
- Avec le motif et le médecin référent
- Médecin référent
- Inscrit au dossier, distinct du médecin de famille
- Assignation
- Dirigée vers le spécialiste visé
- Accusé de réception
- Confirmation télécopiée le jour de l’arrivée
- Acceptation
- Demeure une décision humaine, configurable par médecin
- Prise de rendez-vous
- Déclenchée par l’acceptation, faite par l’agent sortant
- Disponibilité
- En développement
Questions
Accepte-t-il les références de lui-même ?
Non. Il numérise, crée, assigne, consigne et accuse réception. Accepter ou non est une décision clinique, et les pratiques diffèrent sur qui la prend : la plupart laissent l’équipe de soins accepter en lot une fois les références assignées, tandis que certains médecins révisent chacune personnellement. Cela se configure par médecin plutôt que présumé.
Que se passe-t-il exactement au moment où une référence est acceptée ?
L’acceptation est le déclencheur. Elle enchaîne vers l’agent sortant, qui appelle le patient, propose des moments correspondant au motif de la référence et l’inscrit. L’écart que cela comble est celui entre le oui d’un médecin et le moment où quelqu’un trouve le temps de téléphoner.
Un patient peut-il être inscrit avant l’acceptation de la référence ?
Pas pour une nouvelle consultation. C’est une règle stricte, et elle est appliquée plutôt que laissée à qui répond au téléphone. Le point précis de votre cycle de statuts qui compte comme suffisant pour inscrire se règle par pratique, parce que les cliniques fonctionnent différemment.
Et un patient qui a déjà une référence au dossier ?
Un suivi ne peut couvrir que le motif de la référence d’origine. Tout ce qui sort de ce cadre exige une nouvelle référence du médecin de famille, et la plateforme le traite ainsi plutôt que de réutiliser une ancienne pour faire passer une inscription.
Quand est-ce lancé ?
C’est en développement. Les références qui parviennent à votre pratique par d’autres voies sont déjà traitées aujourd’hui, et la voie du télécopieur alimentera la même prise de rendez-vous et la même fermeture de boucle une fois en service, plutôt que d’être un système distinct greffé à côté.
Plus de soins. Moins d’administratif.
Tout ça, sur une seule plateforme
JOUD Santé travaille en coulisses pour que votre équipe se consacre aux soins des patients.
Demander une démo